Wie lange muss ich eine Rechnung aufheben?

Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen liegt bei 10 Jahren. Der Beginn der Aufbewahrungszeitraum beginnt immer mit Ende des aktuellen Geschäftsjahres. Sehr wichtig ist für euch zu wissen, dass dieser Zeitraum sowohl für alle ausgehenden Rechnungen gilt, als auch für alle eingehenden Rechnungen.

Rechnungen aufbewahren

Diese Aufbewahrungspflicht regelt die Abgabenordnung im § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen sowie das Handelsgesetzbuch im § 238 zur Buchführungspflicht. Im Übrigem gelten diese Vorgaben auch für alle Kleingewerbetreibenden, welche nicht zur Buchführung verpflichtet sind.

Gibt es Vorgaben zur Aufbewahrung der Rechnungen?

Diese gibt es. Die Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass diese jederzeit sofort einsehbar sind wie beispielsweise bei einer Betriebsprüfung. Des Weiteren müssen die Rechnungsinhalte lesbar sein und dies über die gesamten 10 Jahre.

Mein Tipp: Macht euch bei handschriftlichen Rechnungen sowie Rechnungsbelegen, welche auf Thermopapier gedruckt wurden, immer sofort eine Kopie.

Wie bewahre ich meine Rechnungen auf?

Ich bewahre meine Rechnungen über mehrere Wege auf. Zum einen befinden sich diese in einem Ordner meiner regulären Buchführung. Somit befindet sich zu jeder Buchung immer der passende Rechnungsnachweis.

Ordner für Rechnungen

Des Weiteren habe ich einen zusätzlichen Ordner angelegt, wo ich alle meine ausgehenden Rechnungen nochmals abhefte. Dadurch habe ich diese fortlaufend und lückenlos aufbewahrt. Zu guter Letzt befinden sich die Rechnungen nochmals auf PC sowie einem USB-Stick.

Es mag im ersten Moment nach einen zusätzlichen bürokratischen Aufwand klingen, was es aber nicht ist.

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